Storitev obračuna plač s strani zunanjih izvajalcev: 4 nasveti o tem, katere naloge je vredno outsourcati.

Nasprotno mnenju nekaterih, outsourcing obračuna plač ni koncept, ki bi ga lahko enostavno v celoti sprejeli ali zavrnili. Odgovorni posamezniki v podjetjih odločajo, katere naloge bi želeli zaupati zunanjemu izvajalcu, in katere želijo obdržati v podjetju. Zato se vsak projekt outsourcinga začne z določitvijo obsega. Da bi vam pomagali pri tej odločitvi, smo pripravili nekaj strokovnih nasvetov.

#1 Če ste zadovoljni z njim, ga obdržite

Outsourcing obračuna plač ni namenjen zgolj zmanjšanju delovnega bremena, ampak lahko poveča tudi zadovoljstvo pri delu. Vključuje tudi outsourcing nalog, ki so v vašem HR oddelku najbolj kompleksne in težke, ali pa jih ne marate opravljati. Na primer, številni strokovnjaki za obračun plač bi raje odgovarjali na vprašanja sodelavcev, kot pa vnašali podatke o odsotnostih in uspešnosti. Obstaja le en način, da to ugotovite: povprašajte v svoji ekipi in izvedite več o njihovih prednostih (in slabostih) in ugotovite, v kolikšni meri je outsourcinga obračuna plač relevanten za vas.

#2 Zunanje izvajanje ponavljajočih se, zamudnih in tehničnih nalog

To je tesno povezano s prejšnjim nasvetom, vendar gre še nekoliko dlje. Izkušen partner za plače lahko pogosto izvaja ročna opravila veliko bolj učinkovito in vam prihrani veliko ur vsak mesec. Preizkušena inovativna orodja, sistemi in procesi ter svež pogled na vaš proces obračunavanja plač lahko naredijo čudeže, ko ste preobremenjeni. Zunanje izvajanje in optimizacija gresta z roko v roki, zato naredite seznam nalog za obračun plač, ki bi lahko bil uspešen z bolj metodičnim ali tehnološkim pristopom.

# 3 Vedno razmišljaj vnaprej

Pomislite na prihodnja leta. Ali bodo vaši trenutni strokovnjaki za obračun plač ostali na isti funkciji ali se bodo prestavili na drugo delovno mesto v vaši organizaciji ali celo odšli? Ne pozabite: privabljanje in ohranjanje pravega strokovnega znanja v zvezi s plačo danes ni sprehod po parku. Z drugimi besedami, pripravite načrt B ali oddajte tiste naloge, ki bodo najverjetneje povzročile težave, če kdo zapusti ekipo. Če boste proaktivni, si boste prihranili težave pri sprejemanju hitrih – in morda nepremišljenih – odločitev.

#4 Naj vas ne skrbi odločitev, kaj oddati zunanjemu izvajalcu

Tako je, ne bi smeli preveč skrbeti, katere naloge obračuna plač oddati zunanjim izvajalcem in katere ne: vaša prvotna izbira ni vklesana v kamen. Povsem mogoče je, da na primer, začnete z zunanjim izvajanjem izračuna plače za letni dopust ali delovnega časa in prisotnosti ter se odločite za outsourcing več nalog, ko vaše zaupanje v zunanje izvajanje plač raste. V večini outsourcing formul imate svobodo, da se dogovorite, katere naloge želite outsourcati (do določene mere).  Vendar pa je tisto, kar je vredno obsežne raziskave, vrsta zunanjega izvajanja plač, ki jo izberete.