Ko nekaj manjka – tveganja neustreznega upravljanja časa

Zaupanje je dobro, nadzor pa pogosto še boljši – ta pregovor še vedno velja v poslovnem svetu. Ročno beleženje delovnega časa v Excelu je težko preveriti, kar pomeni, da vodstvo nima celovitega pregleda, kadrovska služba pa nima ustrezne podlage za učinkovito načrtovanje kadrovskih virov. Tako delodajalci kot tudi vestni zaposleni lahko nehote naredijo napake pri ročnem vodenju evidence delovnega časa. To dejstvo je maja 2019 potrdilo tudi Evropsko sodišče, ki je odločilo, da bodo morali vsi delodajalci zagotoviti pravno stabilno rešitev za beleženje delovnega časa.
Ročno vodeni seznami so lahko nepošteni, saj dajejo prednost tistim, ki niso tako natančni pri evidentiranju prisotnosti. Pošteni zaposleni se lahko zaradi tega počutijo prikrajšane, kar negativno vpliva na motivacijo in produktivnost delovnega okolja.
Še posebej pomembno je natančno evidentiranje delovnega časa pri terenskih delavcih. Če ni možnosti mobilnega beleženja časa, ima ta skupina zaposlenih skoraj popolno svobodo pri vnosu svojih delovnih ur. Brez zanesljive programske opreme je kadrovska služba v takšnih primerih popolnoma odvisna od poročil terenskih delavcev. Brez možnosti sprotnega preverjanja podatkov se lahko nekateri zaposleni znajdejo v skušnjavi, da prilagodijo evidence v svojo korist in presežejo dogovorjene smernice ter omejitve.
 

Učinkovita informacijsko podprta rešitev za upravljanje časa in potekov dela omogoča natančno sledenje, kateri zaposleni so delali in kdaj. Ti podatki so lahko neprecenljivi v določenih situacijah, na primer pri delovnopravnih sporih ali ob sumu kršitev zakona o delovnem času. V tem kontekstu je še posebej občutljivo vprašanje prepovedi zaposlovanja bodočih mater. Če se delovni čas beleži zgolj v Excelu ali celo na papirju, se lahko spori hitro stopnjujejo. V takšnih primerih je optimalna programska rešitev izjemno koristna, še posebej če je integrirana v obstoječo kadrovsko programsko opremo.

Brez elektronskega sistema za beleženje delovnega časa so številne analize in poročila bistveno bolj zamudna, nagnjena k napakam ali celo nemogoča. Za kakovostno analizo podatkov so ključnega pomena natančna dokumentacija, pregledi delovnega časa po projektih in drugi izračuni produktivnosti zaposlenih. Če podjetje nima dostopa do teh analiz, je manj produktivno, manj agilno in manj prilagodljivo. V najslabšem primeru vodstvo prepozno zazna težave, kot so napačno kadrovsko načrtovanje ali ozka grla v delovnem procesu. Poleg tega manjkajo ključni kazalniki uspešnosti, ki so osnova za optimizacijo dela, kar lahko resno ogrozi doseganje poslovnih ciljev.

Digitalni sistem za upravljanje časa ne omogoča zgolj beleženja delovnega časa in odsotnosti, temveč tudi zagotavlja pomembnih podatkov za obračun plač. Če se ti podatki posredujejo na klasičen način, lahko pri revizijah nastanejo resne težave. Na primer, napačno evidentirani nadomestki za delo ob nedeljah, praznikih ali ponoči lahko vodijo do dodatnih davčnih obveznosti ali doplačil prispevkov za socialno varnost.
V zadnjih letih so se zahteve glede dokumentiranja delovnega časa in nadur vse bolj zaostrovale. Podjetja, ki še vedno uporabljajo zastarele metode beleženja, se zato izpostavljajo nepotrebnim tveganjem in administrativnim zapletom. 
 

Sodobni sistemi za evidenco delovnega časa bistveno izboljšujejo notranjo organizacijo delovnega časa. Vidni prihranki časa, možnosti samostojnega vstopa za zaposlene in ogled v realnem času so le nekatere od prednosti. Poleg tega so sistemi za nadzor dostopa ključni del učinkovite evidence delovnega časa. Brez takšnih sistemov je lahko ogrožena varnost podjetja. Pravilno upravljanje individualnega dostopa do različnih prostorov znotraj podjetja je ključnega pomena za varnost in dolgoročno poslovanje.

Digitalni sistemi za evidenco delovnega časa prinašajo znatne koristi večini podjetij. Njihova opustitev, zlasti v večjih organizacijah, negativno vpliva na produktivnost, učinkovitost ter organizacijo in načrtovanje osebja. Izkoristite priložnost in se s pomočjo naših strokovnjakov podajte na pot digitalne transformacije. 😊